Traducido por: Erika Rubio

De acuerdo a un estudio realizado en 2012 por McKinsey, y reportado por Chui y colegas, los empleados de una compañía utilizan el 28% de su día laboral leyendo y respondiendo correos electrónicos.
Indagando más a fondo, Jennifer Deal describe un estudio realizado en 2013 en el cual encuestaron a un grupo de ejecutivos, gerentes y profesionistas y encontraron que el 60% de ellos están conectados a su teléfono al menos 13.5 horas de su día laboral y pasan conectados alrededor de 5 horas durante el fin de semana. Esto supone un total del 72 horas laborales a la semana.

En respuesta a esto, Daimer, creador de Mercedes-Benz, provee a sus empleados que están de vacaciones con una respuesta automática en sus correos electrónicos. En ella, informa que la persona no está disponible pero sugiere a una persona de contacto. El sistema Daimer va un paso más allá y automáticamente elimina el correo de la bandeja de entrada. La idea de todo esto es permitir que la persona regrese al trabajo relajada. Volkswagen y Deutsche Telekom tienen políticas similares que limitan los correos electrónicos.

Evidencia Empírica

Aunque parezca obvio que pasar 72 horas semanales conectados a la red produce estrés, algunos investigadores de la Universidad de California en Irvine realizaron un estudio empírico, en el cual monitorearon a ejecutivos, gerentes y profesionistas durante horas laborales. El primer periodo fue durante el tiempo que utilizaban sus correos electrónicos; posteriormente durante un periodo el cual no ingresaban a ellos en absoluto. Los sujetos de estudio utilizaron monitores de ritmo cardiaco con la finalidad de medir sus niveles de estrés durante el día laboral.
Los investigadores instalaron un programa en las computadoras, diseñado especialmente para medir la frecuencia y el tiempo que pasaban en ella, además de medir el tiempo y frecuencia con que cambiaban de tareas dentro del ordenador.
No hay nada sorprendente en las conclusiones del estudio. Los datos obtenidos muestran una fuerte relación entre estrés y uso de correo electrónico. Asimismo, encontraron que durante el periodo en que no utilizaron correos electrónicos, los participantes no cambiaban frecuentemente de ventanas internas de la computadora. En conclusión, durante el periodo en que no tenían acceso a sus correos electrónicos, los ejecutivos, gerentes y profesionistas presentaron bajos niveles de estrés, hacían menos multitareas y pasaban más tiempo realizando tareas individuales.
Conclusiones Cualitativas

Las conclusiones cualitativas de este estudio no son tan claras como las de evidencia empírica.
Durante el tiempo en que no tuvieron acceso a correo electrónico, todos los participantes reportaron socializar mejor con otros tanto cara a cara como telefónicamente. Además, reportaron sentirse más relajados y enfocados.

Prácticamente todos los participantes tuvieron la sensación de que el correo electrónico puede ser un arma de doble filo. Por un lado es estresante, pero por otro, les permite trabajar remotamente y salir temprano del trabajo cuando tienen algún pendiente. Otra ventaja es que les permite estar alertas 24/7 para responder a cualquier emergencia laboral. Alrededor de la mitad de las personas encuestadas, sintieron que como no estaban en control de sus correos electrónicos, tampoco estaban en control de sus empleos. “Lo malo de estar conectados 24/7 es que todo el tiempo se vive una sensación de estar alerta y no concluir el trabajo”. Lo interesante es que quienes viven esta sensación, culpan a la empresa y no a sus teléfonos móviles.

Sugerencias para Reducir el Estrés relacionado al Correo electrónico
Reducir el uso de correo electrónico baja los niveles de estrés, promueve mayor interacción verbal y disminuye las multitareas. Los beneficios ayudan tanto a las organizaciones como a los empleados a entender el uso de correos electrónicos y adoptar algunas de las políticas que se mencionan a continuación.

• Configurar una respuesta automática que avise que de 6pm a 6am la persona no estará disponible al menos que sea una emergencia. Las emergencias deberán poder identificarse desde el título del correo.
• Evitar revisar correos electrónicos mientras se habla por teléfono.Utilizar el teléfono o la comunicación cara a cara en lugar del correo electrónico. Algunas organizaciones tienen políticas escritas que fomentan esto. Es importante que los empleados juzguen cuando sea importante tener algo por escrito.
• Abrir únicamente correos electrónicos que promuevan la productividad y las metas de la empresa.
• Establecer horarios específicos para revisar correos electrónicos. Si la persona está preocupada por alguna emergencia que pudiera surgir, podría también establecer horarios en los cuales solo mira los títulos de los correos rápidamente.
• Es importante poner un título adecuado al correo electrónico para que la persona que reciba sepa si es o no una emergencia y si requiere respuesta.

Recursos
Chui, M. et al, (2012). The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies. Report, McKinsey Global Institute, 2.

Deal, J. J. (2013). Always On, Never Done? Don’t Blame the Smartphone. White Paper, Center for Creative Leadership, 1-2.

Mark, G. J., Voida, S., & Cardello, A. V. (2012). A Pace Not Dictated by Electrons: An Empirical Study of Work Without Email. Association for Computing Machinery.

Thompson, C. (Aug. 28, 2014). End the Tyranny of 24/7 Email. The New York Times.

Photo Credits: via Compfight with Creative Commons

28% of office workers day spent on email and other messages courtesy of Will Lion
Familiar email posture courtesy of larskflem
Connecting computers courtesy of ganderssen1
Multitasking even at email courtesy of occhiovivo