Traducido por Pilar García

En el artículo que adjunto aquí atiende al cómo frustrar el robo de tiempo. Argumenté que hablar de prioridades es fundamental en las reuniones individuales entre supervisores y subordinados directos. Os pongo un ejemplo de conversación.

Wendy Toh (WT) fue una de mis jefas favoritas. Yo (KHB) estaba en el nivel de personal técnico superior en IBM cuando trabajé para ella. En este nivel, la mayoría de los jefes simplemente sueltan a la gente … y se quejan más tarde. Wendy era diferente. Ella no se dio cuenta que podía leer su mente y saber que consideraba que fuese importante

Wendy me enseñó a tener conversaciones Big Rocks.

La negociación de Big Rocks

Probablemente has oído hablar de la expresión de Steven Covey de poner primero las rocas más grandes en un cubo, luego las piedras y por último la arena. De esta forma entra más en el cubo, pero eso no significa que todo se ajuste. De esta forma se podría construir una conversación Big Rocks:

WT: “¿Cuáles son tus grandes rocas en este momento?”

KHB: “Bueno, creo que A, B y C son muy importantes. D sería bueno hacerlo. Es probable que E se caiga finalmente. Una de las tareas de ahora, la supervisión de Joe, está consumiendo mucho tiempo en este momento”.

WT: “Estoy de acuerdo contigo sobre A y B. Pero D es más importante que C por la siguiente razón […] Tienes razón en que E se puede caer. Pero también necesita trabajar en F. Surgió ayer en una reunión de dirección y mi jefe quiere saber qué recomiendas. Creo que F es en realidad más importante que B, pero no que A”.

KHB: [Después de hacer algunas preguntas de sondeo para asegurarme de que realmente entiendo F y por qué es tan importante.] “Está bien. A, F y B son los más importantes, en ese orden. D viene después, si me queda algo de tiempo. E no importa si se cae junto con C si F necesita mucho tiempo”.

WT: “Exactamente. Si le surge algún tipo de dificulta en el que necesite o donde pueda ayudar, hágamelo saber”.

KHB: “Necesito tu ayuda para terminar A. Necesito hablar con Z al respecto, y él no responde a mis llamadas”.

WT: “Voy a ver si doy con él. Antes de que termináramos, hiciste un gran trabajo en esa reunión la semana pasada para que X e Y estuvieran de acuerdo con tu recomendación”.

KHB: “¡Gracias! Fue ir e investigar durante un tiempo, pero creo que encontré el argumento correcto para unirlos”.

Wendy programó estas conversaciones de Big Rocks cada dos semanas. Después de algunas reuniones iniciales para aclarar las prioridades, podríamos tenerlas entre 15 a 30 minutos. Estas conversaciones para mi tienen un valor incalculable, me permiten dar forma a mi tiempo.

¿Qué pasó aquí?

Primero, las dos reconocimos que no era probable poder terminar todo. Pues no solo tuve muchas tareas, sino que también tenía algunas actividades en curso que llevaban tiempo y que nunca se terminaban, como por ejemplo asesorar a otros empleados.

En segundo lugar, Wendy determinó el orden de prioridades. Ella es propietaria de esto, tal como lo describí en el artículo anterior.

Tercero, tuve la oportunidad de pedir ayuda que ella misma me pudo dar.

Cuarto, tuvo la oportunidad de hacerme saber que había notado un logro respecto del pasado.

Apertura de la puerta a las discusiones Big Rocks

Supongamos que usted es el subordinado directo y su gerente no ha sugerido nada como las discusiones Big Rocks. ¿Cómo podrías empezar? ¿Cómo podrías establecer tus límites de una manera respetuosa? Aunque creo que Wendy probablemente podría haber planteado este tipo de preguntas cuando se convirtió en mi manager.

KHB: “Confío en que pueda ver que tengo más trabajo en mi mesa del que puedo hacer. Haré todo lo que pueda en una semana. Estoy dispuesto a trabajar horas extra cuando surgen imprevistos, pero no puedo trabajar más de 40 horas a la semana de forma regular. Para mí es importante que mis hijos conozcan a su madre, y yo también tengo prioridades fuera del trabajo. Así que trabajemos juntos para asegurarnos de que cuando las cosas las desechamos, que esas sean las correctas “.

WT: “Eso me funciona. Aquí es cómo podemos solventar esto. Tú vienes cada dos semanas con tu lista de prioridades, las revisaremos juntos para asegurarnos de que las tareas correctas estén en la parte superior. Cuando necesito que trabajes extra, te diré por qué es importante y trataré de asegurarte de que tengas suficiente tiempo para que puedas hacer los arreglos necesarios para coordinar tu vida familiar”.

El panorama

¿Por qué las discusiones sobre Big Rocks son una buena herramienta para el trabajo? En el artículo que acompaña, argumenté que los trabajadores del conocimiento pueden ser explotados por los empleadores aprovechando la cultura de que los profesionales permanecen en el trabajo hasta que este se realiza. Intencionalmente o no, los empleadores pueden coger tanto trabajo que realmente es imposible poderlo realizar en un tiempo razonable. Los síntomas de este malestar común en el lugar de trabajo estan personas que se jactan de cuántas horas trabajan y las van aumentado cada vez más. “Trabajo 50 horas a la semana”. “Bueno, trabajo 55”. Puede hacer que las personas se sientan importantes, pero no es una práctica continua y saludable.

También argumenté que podemos protegernos si tenemos ideas claras sobre cuánto tiempo estamos dispuestos a pasar en el trabajo y luego establecemos límites para proteger el tiempo que nos pertenece legítimamente. Además, nos beneficia tanto a nosotros como a nuestros lugares de trabajo cuando lo hacemos.

Entonces, ¿cómo van tus discusiones para establecer los límites? Lo haces hablando el lenguaje de las prioridades.

Referencias

Britton, KH (2018). Cómo frustrar el robo del tiempo: Productivo uno-a-uno en el trabajo . Noticias de psicología positiva.

Covey, S. (1989, 2013). Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas: lecciones poderosas en el cambio personal . Simon & Schuster.